Quản Lý Thời Gian

Tất cả chúng ta đều có những đặc điểm tính cách khác nhau và nhu cầu đa dạng với việc sử dụng thời gian của mình. Một vài người sống rất ngăn nắp/ có trật tự, những người khác thì không.

Thông qua quá trình làm việc của mình, tôi đã học được một số phương pháp để sử dụng hiệu quả thời gian. Có hai ý tưởng cơ bản: thứ nhất là làm việc hiệu quả – để thấy rằng tôi có những hệ thống được đặt đúng chỗ, nhờ đó mà mọi thứ vận hành trôi chảy và khiến cho tất cả những nguồn lực có sẵn cho tôi được tận dụng một cách tối ưu nhất. Nhưng tôi đã học được cách làm nhiều hơn thế; tôi cũng muốn sống và làm việc hiệu quả – để tạo ra một cái gì đó trong cuộc sống của tôi, để làm cho nó trở nên có ý nghĩa, để đạt được một cái gì đó rõ ràng, tốt đẹp và đúng đắn.

Trong suốt 30 năm làm việc của mình, tôi đã phải hỏi mình một số câu hỏi khó: Tôi muốn gì trong cuộc sống của mình? Tôi muốn đạt được những gì? Tôi thuộc kiểu người nào? Làm thế nào tôi có thể phát triển bản thân với tư cách là một con người? Tôi muốn sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tôi nên định giá thời gian của mình như thế nào?

Vậy, cuốn sách là một bài học vô cùng đơn giản về cách thức chúng ta sử dụng thời gian của mình. Đó chính là cách thức chúng ta sử dụng cuộc sống của mình. Dưới đây là 50 bí mật mà tôi đã học được, được chia thành bảy chương:
Hiểu về bản thân bạn. Nếu bạn hiểu bạn thuộc kiểu người nào và bạn muốn đạt được gì trong cuộc sống của mình, bạn có thể bắt đầu lập ra những mục tiêu được ưu tiên trong cuộc sống của mình.

Hiểu về công việc của bạn. Cuộc sống công việc là một phần chính trong cuộc sống của chúng ta. Hiểu được những mục tiêu cơ bản trong công việc của mình sẽ giúp tập trung sự chú ý của bạn vào việc bạn sử dụng thời gian của mình tốt đến mức nào.
Luôn có sự chuẩn bị. Đây là những bí quyết để có thể làm việc hiệu quả, chẳng hạn như luôn có một cuốn nhật ký, thiết lập những hệ thống và lập kế hoạch làm việc.

Làm việc tốt hơn. Việc sử dụng thời gian của bạn một cách chủ động, thiết lập những vấn đề ưu tiên và làm tốt mọi nhiệm vụ, cho dù là nhiệm vụ nhỏ nhất là rất quan trọng.

Làm việc tốt hơn trong một đội. Chúng ta không làm việc độc lập, trong tình trạng cách ly với những người khác, do đó việc phát triển những mối quan hệ công việc tốt đẹp trong một đội với những sự ủy thác/ phái đoàn thành công và những cuộc họp được diễn ra tốt đẹp là một việc vô cùng quan trọng.

Giao tiếp hiệu quả hơn. Làm thế nào để dừng việc phải dành hết thời gian của mình vào thư điện tử, máy tính và Internet? Những cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc giao tiếp thông qua điện thoại cũng rất cần thiết trong việc quản lý thời gian hiệu quả, cũng giống như kỹ năng viết, đọc và lắng nghe hiệu quả.

Kiểm soát thời gian của bạn. Việc sử dụng thời gian hiệu quả xảy ra khi bạn học cách quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và sử dụng những khoảng thời gian chậm trễ, không được mong đợi có thể xuất hiện.

Nếu bạn theo đuổi bảy bí mật bạn sẽ biết cách sử dụng thời gian của bạn một cách hợp lý, cách để sống hiệu quả, cách để tận dụng lợi thế của những sự việc bất ngờ xảy ra trong cuộc sống. Mong mọi điều tốt đẹp sẽ đến với bạn!

Trích đoạn sách hay

Ngừng né tránh công việc

Bạn có thể thuộc kiểu người thường xuyên né tránh những nhiệm vụ nhàm chán hoặc khó khăn. Càng trì hoãn thực hiện một nhiệm vụ, bạn càng kháng cự nó nhiều hơn, và do đó, bạn càng gặp nhiều khó khăn để có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hơn.

Bạn có thể né tránh một nhiệm vụ vì vô số những lý do khác nhau: công việc quá nhàm chán hoặc mang tính thủ tục, công việc không có thời hạn hoàn thành, mục tiêu không rõ ràng, hoặc đơn giản là bạn có quá nhiều việc để làm đến mức không biết phải bắt đầu từ đâu. Hoặc bạn có thể sợ thất bại hay bị bác bỏ nếu không làm tốt công việc.

Trong một số hoàn cảnh cụ thể, việc ra quyết định không đảm nhận nhiệm vụ là đúng: khi bạn cần phải thu thập tất cả mọi thông tin hoặc cần thời gian để suy nghĩ. Nhưng, trong rất nhiều hoàn cảnh khác, chung quy chỉ là trì hoãn làm việc gì đó.

Dưới đây là một số cách để giúp bạn phá vỡ rào cản của sự trì hoãn kéo dài:

Chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn (Xem phần 4.5). Giải quyết một phần, không nhất thiết phải là phần đầu tiên. Thực tế là khi hoàn thành một phần nhỏ, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn trước toàn bộ nhiệm vụ.
Bắt đầu thực hiện phần khó nhất. Làm việc này trong khoảng thời gian nhiều năng lượng và hoạt động hiệu quả nhất của bạn. (Xem phần 1.3)
Trao cho chính mình một phần thưởng, nhưng chỉ sau khi bạn thực sự hoàn thành một nhiệm vụ.
Làm những công việc hàng ngày trong khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất hoặc trong những quãng nghỉ sau khi thực hiện những nhiệm vụ cần độ tập trung cao.
“Bạn có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không, và thời gian đã mất đi thì không thể lấy lại được.”

Benjamin Franklin, chính trị gia Mỹ

Giữ tập trung

Bạn cần phải thiết lập cho bản thân những mục tiêu thực tế mà qua đó, bạn có thể sử dụng những kỹ năng của mình và giúp cho công việc của bạn trôi trảy. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng phần thưởng để nhấn mạnh ý nghĩa của thành công.

Thiết lập cho bản thân bạn một mục tiêu. Mục tiêu này phải mang tính kích thích và đòi hỏi sự nỗ lực ở bạn, nhưng nó không nên quá khắt khe hay phi thực tế. Hãy lập kế hoạch để nghỉ ngơi sau khi đạt được mục tiêu của mình và hoàn thành một nhiệm vụ; từ bỏ mong muốn có những kỳ nghỉ đột xuất không theo kế hoạch.
Nhắm tới một nhiệm vụ. Mục tiêu của bạn phải là hoàn thành một nhiệm vụ thay vì chỉ đơn giản là lấp đầy thời gian, vì vậy hãy tự nói với bản thân: “Tôi muốn có được tất cả số liệu về doanh số bán hàng vào lúc ba giờ,” thay vì: “Tôi sẽ dành một giờ để thu thập số liệu doanh số bán hàng và xem xem tôi có thể làm được tới đâu.”
Định ra một khoảng thời gian. Sẽ rất tốt nếu bạn nhắm tới những nhiệm vụ cần khoảng từ 30 đến 90 phút để hoàn thành. Các nhiệm vụ ngắn hơn sẽ không đủ tính thử thách và các nhiệm vụ cần thời gian hơn lại có thể phi thực tế. Nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn khoảng thời gian mà bạn đặt ra, tốt thôi. Nhưng nếu bạn không thể, đừng tuyệt vọng. Đừng từ bỏ hoặc dừng lại quản lý thời gian nếu bạn nhìn thấy được kết quả. Nếu dừng lại, bạn có thể sẽ mất đà và sẽ mất thời gian để giành lại sức đẩy đó. Hãy tiếp tục làm việc một cách kiên định cho tới khi bạn hoàn toàn hoàn thành nhiệm vụ.
Bị gián đoạn và thiết lập trở lại. Nếu bị gián đoạn, hãy ghi chú vắn tắt bạn đã làm công việc của mình đến đâu, như vậy bạn có thể tiếp tục lại một cách dễ dàng hơn. Nếu bạn gặp một khó khăn không khắc phục được khiến quá trình buộc phải dừng lại, hãy lập mục tiêu nhỏ hơn và suy nghĩ một cách sáng tạo về một cách tiếp cận khác với vấn đề khó khăn. Hoặc thực hiện một phần khác của nhiệm vụ và trở lại với con đường khó khăn đó sau.
Lập mục tiêu để hoàn thành một nhiệm vụ thay vì chỉ đơn giản là lấp đầy một khoảng thời gian.

Tình huống:
Mục tiêu của tôi khi viết cuốn sách này là mỗi ngày sẽ hoàn thành bốn phần nhỏ. Chẳng hạn, trong phần này, tôi viết những chú ý sơ lược cho lĩnh vực muốn đề cập tới và sau đó viết câu chuyện tình huống này, cuối cùng là phần nội dung chính và phần giới thiệu. Tôi cố gắng làm việc một mạch và sau khi hoàn thành, đọc lướt lại phần này, rồi nhìn vào vị trí của nó trong cả tập sách. Tôi thấy việc lập mục tiêu cụ thể mang lại những lợi ích nhất định. Tôi tự cho phép mình nghỉ ngơi một chút sau khi viết hai phần và sau đó lại một khoảng nghỉ ngơi nữa sau khi viết hai phần còn lại. Đó là một mục tiêu đầy thách thức, nhưng thực tế và có thể đạt được.

Quản Lý Thời Gian

Nguồn: Internet

This entry was posted in Chưa phân loại. Bookmark the permalink.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *