Microsoft Word và Google Docs: đâu là lựa chọn tối ưu cho bạn

So sánh Microsoft Word và Google Docs

Trong những năm gần đây, Microsoft Word và Google Docs đã âm thầm tiến hành cuộc chiến tranh giành danh hiệu trình xử lý văn bản tốt nhất. Hầu hết, Microsoft Word được biết đến là ứng dụng để soạn thảo văn bản và các tài liệu quan trọng. Thì Google Docs lại được sử dụng như là công cụ giúp thay đổi hoàn toàn phương thức chúng ta chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trong thời đại Internet.

Vậy Microsoft Word và Google Docs – Công cụ nào tốt hơn cho người dùng? Câu trả lời sẽ phù thuộc vào mục đích sử dụng và sở thích của từng người. Bài viết này, Thích máy tính sẽ đề cập đến một số ưu và nhước điểm của Microsoft Word và Google Docs để nguwoif dùng có quyết định phù hợp nhất cho mình.

Cách sử dụng và truy cập Microsoft Word và Google Documents – ngang tài ngang sức

Bạn không thể mua Microsoft Word dưới dạng một chương trình đơn lẽ.

Word là một phần của gói Microsoft 365 (trước đây gọi là Office 365), bao gồm các chương trình khác như Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher và Access.

Sau khi mua bộ phần mềm này, bạn chỉ có thể cài đặt Word trên một số máy tính nhất định, tùy thuộc vào gói mà bạn chọn. Vì vậy, nếu bạn cài đặt Word trên máy tính để bàn của mình, bạn có thể sẽ cài lên Laptop một gói nữa để sử dụng. Mãi đến năm 2010, Microsoft mới ra mắt Word Online như một phần của gói Microsoft 365.

Mặc dù Word Online tự hào có đủ các tính năng cho người dùng thông thường, nhưng xét theo bất kỳ phương tiện nào thì đây không phải là phiên bản đầy đủ của Word.

Rất nhiều công cụ đã bị xóa khỏi phiên bản trực tuyến để ứng dụng này có thể tải và chạy nhanh hơn. Word Online cung cấp trải nghiệm hợp lý nhưng lại thiếu một vài tính năng mà người dùng mong muốn. Ví dụ, Word Online không thể xử lý các tài liệu lớn hoặc phức tạp  và người dùng thấy việc khắc phục những lỗi này khó xử lý hơn so với việc sử dụng chương trình Word thông thường của họ ngay từ đầu.

Nhưng với Google Docs thì như thế nào?

Google Docs khởi đầu là một trình xử lý văn bản đa nền tảng hoạt động hoàn toàn trực tuyến. Bạn không cần phải tải xuống bất kỳ phần mềm nào hoặc mua một bộ chương trình mà bạn không muốn hay không cần sử dụng.

Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Google của bạn từ bất kỳ trình duyệt nào và truy cập docs.google.com .

Không giống như Microsoft Word, chỉ có thể được cài đặt trên máy tính Windows và OS X, bạn có thể sử dụng Google Documents từ bất kỳ máy tính và trình duyệt nào, bao gồm:

  • Windows
  • Mac OS X
  • Linux
  • Chrome OS

Các Google Documents ứng dụng có sẵn cho cả iOS và Android các thiết bị nhưng không có sẵn trên các điện thoại Windows như BlackBerry.

Ứng dụng Word được cài đặt sẵn trên các thiết bị Windows Phone và bạn có thể tải một ứng dụng miễn phí (rất đơn giản) cho iOS và Android.

Như vậy, ở phần này Google docs có nhiều ưu điểm hơn. Bạn có thể truy cập phiên bản đầy đủ của Google docs, với tất cả các tính năng của nó, từ bất kỳ trình duyệt nào. Ngược lại, bạn phải mua toàn bộ gói phần mềm Microsoft 365 mới có thể nhận được phiên bản đầy đủ của Word. Và phiên bản trực tuyến của Word thiếu một số tính năng có thể khiến nó trở nên vô dụng đối với bạn.

So sánh về chi phí sử dụng: Google Documents ghi điểm với gói cơ bản hoàn toàn miễn phí

Google Documents được sử dụng miễn phí… Nếu bạn muốn mua phiên bản G Suite “Business” , các gói hàng tháng bắt đầu từ $ 5 cho mỗi người dùng, nhưng bạn không phải trả bất cứ gì để sử dụng gói thông thường.

Thế nhưng, bạn sẽ mất nhiều chi phí hơn để bắt đầu với Microsoft Word. Bạn sẽ cần phải trả :

  • Phí một lần $ 149,99
  • Phí hàng năm $ 69,99 / phí hàng tháng $ 6,99 (cài đặt trên 1 máy tính)
  • Phí hàng năm $ 99,99 / phí hàng tháng $ 9,99 (cài đặt trên tối đa 5 máy tính)

Ngoài ra, Microsoft Office cũng cung cấp các goi gói Business với mức giá cao hơn nhiều.

Hầu hết các gói này đều bao gồm các phiên bản dành cho máy tính để bàn của tất cả các ứng dụng Office và quyền truy cập trực tuyến cho một số sản phẩm khác trên website.

Mặc dù, hiện nay Microsoft Office có hỗ trợ tài khoản cho học sinh – sinh viên được dùng miễn phí, nhưng những đối tượng khác vẫn phải bỏ phí khá cao mới có thể sử dụng.

Như vậy, trong phần này Google Docs đã giành chiến thắng. Nhưng miễn phí luôn đi kèm với những hạn chế và quyền kiểm soát.

Quyền chủ động và kiểm soát: Một điểm dành cho Microsoft Word

Bạn truy cập tài liệu của mình trực tuyến, bạn viết và chỉnh sửa trong trình duyệt và tài liệu của bạn được lưu vào đám mây Google Drive trực tuyến của bạn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi Internet của bạn bị ngắt do một cơn bão lớn? Hay máy chủ của Google gặp sự cố ngay trước buổi thuyết trình sáng sớm của bạn?

Mặc dù bạn có thể làm việc ở chế độ ngoại tuyến của Google (sau khi làm theo một loạt các bước ), thông thường bạn không thể truy cập vào nền tảng này khi máy chủ của Google đang gặp sự cố hoặc khi bạn thiếu Internet.

Google cho phép bạn kiểm tra tình trạng ngừng hoạt động bằng công cụ Dashboard G Suite  Stutus của họ. Như trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tất cả các ứng dụng của Google đều đang chạy mà không gặp sự cố:

Microsoft Word và Google Docs: đâu là lựa chọn tối ưu cho bạn

Nhưng khi có sự cố ngừng cung cấp dịch vụ hoặc gián đoạn dịch vụ được báo cáo, bạn sẽ thấy một thanh như trong ví dụ này:

So sánh Microsoft Word và Google Docs: đâu là lựa chọn tối ưu cho bạn

Các sự cố được thường gặp nhất với  Google Drive bao gồm:

  • Không thể truy cập tệp trực tuyến (53%)
  • Ứng dụng (như Tài liệu và Trang tính) không tải (36%)
  • Đồng bộ hóa tệp (10%)

Điều này có thể gây ra căng thẳng lớn nếu bạn không chuẩn bị. Bạn sẽ cần tải xuống hoặc gửi qua email các bản sao thực của tài liệu của mình trong trường hợp bạn không được kết nối với Internet.

Microsoft có thể chiếm ưu thế hơn ở đây vì bạn có thể hoàn thành công việc của mình trong phiên bản Word ngoại tuyến trên máy tính. Ngoài ra, tài liệu Word của bạn sẽ được lưu cục bộ trên máy tính hoặc thiết bị của bạn thay vì trên đám mây để bạn luôn kiểm soát chúng.

Như vậy người chiến thắng của chúng ta là MS Word loại bỏ yếu tố “điều gì xảy ra nếu” dựa vào máy chủ của Google và cho phép bạn làm việc mà không cần kết nối internet.

Thời gian lưu file: Google giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn

Bạn đã bao giờ quên nhấn nút lưu trên tài liệu Word của mình trước khi mất điện hoặc vô tình thoát khỏi chương trình chưa? Tất nhiên bạn có thể tìm lại phiên bản trước khi kịp lưu, nhưng đây vẫn là cơn ác mộng khủng khiếp.

Google Documents không chỉ tự động lưu công việc của bạn vài phút một lần, nó còn liên tục lưu khi bạn đang làm việc. Điều này có nghĩa là bạn có thể đăng nhập trên máy tính để bàn và xem các thay đổi được thực hiện trực tiếp từ điện thoại thông minh của mình cùng một lúc.

Ngoài ra, Tài liệu sao lưu các tệp đã lưu của bạn vào Google Drive thay vì ổ cứng cục bộ của bạn. Vì vậy, Google lưu công việc của bạn – và sao lưu công việc của bạn – để tăng cường bảo vệ cho bạn nếu bạn lỡ tay làm đổ cà phê ra laptop của mình và vô tình làm hỏng ổ cứng.

Trong phần này, Google hoàn toàn ghi điểm, đây là anh hùng cứu tự động cho bạn.

So sánh khả năng tương thích của tài liệu và định dạng tệp: một chiến thắng sát sao cho Google, nhưng Microsoft Word cũng khá ấn tượng.

Bạn có thể sử dụng Google Tài liệu để mở và chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word. Bạn thậm chí có thể tải xuống tài liệu Google của mình dưới dạng tài liệu Word để nó có phần mở rộng Word tiêu chuẩn (.docx).

Nhưng đó không phải là định dạng tệp duy nhất mà Google Documents cho phép bạn xuất. Bạn có thể tải xuống tài liệu của mình với các phần mở rộng sau: ODT, PDF, RTF, HTML, TXT, EPUB.

Tuy nhiên, bạn chỉ có thể tải xuống tài liệu Word Online của mình dưới dạng tệp PDF, ODT hoặc DOCX. Và nếu bạn muốn mở một tài liệu Google trong Word, trước tiên bạn cần phải chuyển đổi nó.

Thế nhưng, có một llĩnh vực mà Word đánh bại Docs là PDF. Bạn có thể mở các tệp PDF trong Word trên máy tính để bàn của mình, chỉnh sửa và sau đó lưu chúng lại dưới dạng PDF; bạn không thể làm điều này trong Google Docs.

Như vậy, Google cung cấp cho bạn nhiều khả năng tương thích với định dạng tệp hơn. Nhưng Word có thể là lựa chọn của bạn nếu bạn yêu cầu chỉnh sửa PDF.

Trên mặt trận ứng dụng di động thì sao? Không bên nào thực sự xuất sắc.

Google Documents đã bắt đầu và hoạt động trực tuyến nên bạn sẽ luôn có quyền truy cập vào các tính năng đầy đủ của nó khi bạn đăng nhập trên phiên bản trình duyệt. Mặc dù các ứng dụng dành cho thiết bị di động có ít tính năng hơn, bạn vẫn có thể viết và chỉnh sửa tài liệu khi đang di chuyển mà không gặp bất kỳ trục trặc nào.

Vì ứng dụng Word dựa trên thiết bị di động không phải là hoạt động kinh doanh cốt lõi của Microsoft nên nó không mạnh mẽ hoặc toàn diện như chương trình độc lập của họ hoặc những gì Google cung cấp cho người dùng di động của họ.

Mặc dù bạn cũng có thể chèn biểu đồ, bản vẽ và thậm chí cả bảng tính với phiên bản trực tuyến của Tài liệu, nhưng bạn không có những khả năng này với Word Online.

Người dùng di động sẽ được lưu tài liệu của họ vào OneDrive, phiên bản tương tự Google Drive của Microsoft, vì vậy, làm việc từ xa cũng an toàn như khi họ ở văn phòng.

Vậy nên trong chương này, cả Google Docs và MS Word điều đáp ứng tốt cho di động,  Google Docs có nhỉnh hơn một chút nhưng không thật sự xuất sắc.

Vậy bạn sẽ vote cho Microsoft Word hay là tín đồ của Google Docs?

Microsoft Word là cái tên duy nhất đáng được nhắc đến trong thế giới xử lý văn bản trong 30 năm qua, nhưng giờ đây, Google đang đặt mục tiêu đánh bật vương miện của họ.

Với các tính năng dễ sử dụng được thiết kế thông minh cho lực lượng lao động dựa trên đám mây đang phát triển, nhiều người thấy Docs dễ sử dụng hàng ngày hơn Word.

Những người khác làm việc dựa vào các tính năng không ngừng phát triển của Microsoft sẽ bị thất vọng bởi cách tiếp cận cơ bản và những công cụ hạn chế của Google.

Vì vậy, sau khi đánh giá các chi tiết cụ thể của cả hai công ty, bạn sẽ cần quyết định điều gì phù hợp với mình nhé!

Nguồn: Internet

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *