9 bí kíp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian siêu hiệu quả sẽ giúp thay đổi hoàn toàn cuộc sống của bạn. Hoàn thành tốt công việc, giảm mức độ căng thẳng và cải thiện năng suất làm việc và học tập.
Bạn có thường xuyên cảm thấy căng thẳng với quá nhiều công việc hoặc quá nhiều trách nhiệm? Khi thời gian trôi qua, bạn có cảm thấy mình có nhiều nhiệm vụ trong tay hơn là thời gian thực hiện không?
Bí quyết là sắp xếp công việc và sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày. Điều này có thể giúp bạn giảm mức độ căng thẳng và cải thiện năng suất của bạn ở cả nơi làm việc và ở nhà.
Kỹ năng quản lý thời gian cần có thời gian để phát triển và sẽ khác nhau ở mỗi người. Tìm kiếm những gì phù hợp nhất với bạn và lịch trình bận rộn của bạn là chìa khóa ở đây.
Sau đây là 10 cách để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và tăng năng suất.
1. Ưu tiên công việc
Trước khi bắt đầu một ngày, hãy lập danh sách các công việc cần bạn thực hiện. Những công việc không quan trọng có thể tiêu tốn nhiều thời gian quý báu của bạn. Chúng ta có xu hướng dành quá nhiều thời gian cho những công việc này. Vì chúng dễ dàng hoặc ít gây căng thẳng hơn những công việc khác.
Tuy nhiên, việc xác định những công việc khẩn cấp cần phải hoàn thành là điều vô cùng cần thiết. Một khi bạn biết nên đặt năng lượng của mình vào đâu, bạn sẽ bắt đầu hoàn thành công việc theo một trình tự phù hợp với lịch trình của bạn.
Tóm lại, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng là cách quản lý thời gian hợp lý nhất. Điều này giữ cho bản thân không bị sa đà vào những việc vô bổ.
2. Thiết lập thời gian biểu quản lý thời gian
Liệt kê tất cả các công việc bạn cần làm vào thời gian biểu. Có thể kiểm tra các mục khi bạn hoàn thành chúng sẽ mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành và tiếp thêm động lực cho bạn.
Lập danh sách “Việc cần làm” đơn giản trước khi bắt đầu ngày mới, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và tập trung vào những việc cần thiết. Hãy đảm bảo rằng những tác vụ này cũng có thể thực hiện được. Nếu có một nhiệm vụ lớn bạn cần hoàn thành, hãy biến đó thành công việc duy nhất trong danh sách của bạn. Bạn có thể đẩy những việc khác sang ngày hôm sau.
Để thực hiện tốt hơn kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn có thể nghĩ đến việc lập 3 danh sách: cơ quan, nhà riêng và cá nhân.
Google calendar là một công cụ tuyệt vời bạn nên tìm hiểu để thiết lập thời gian biểu quản lý thời gian.
3. Thiết lập thời hạn (Deadlines)
Khi bạn có một nhiệm vụ cần phải thực hiện, hãy đặt ra thời hạn thực tế và nhất định phải hoàn thành chúng. Sau khi bạn đặt thời hạn, bạn cũng có thể viết nó vào một tờ giấy nhớ và đặt nó gần không gian làm việc của bạn. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một gợi ý trực quan để giúp bạn tiếp tục công việc.
Cố gắng đặt thời hạn một vài ngày trước khi nhiệm vụ đến hạn để bạn có thể hoàn thành tất cả những công việc một cách chủ động hơn. Từ đó bạn quản lý thời gian linh động và hiệu quả hơn.
Google calendar cũng có thể hỗ trợ bạn trọng việc đặt thời hạn.
4. Loại bỏ suy nghĩ trì hoãn công việc khỏi suy nghĩ
Có đôi lúc bạn sẽ nghĩ rằng: “Hôm nay mình không làm thì để mai làm cũng được” hay “Thôi để mai làm đi”. Hãy loại bỏ chúng ra khỏi suy nghĩ của bạn ngay lập tức. Nhiều người khó tránh được sự trì hoăn trong việc quản lý thời gian của mình. Chúng ta có xu hướng trì hoãn khi cảm thấy buồn chán hoặc quá tải.
Sự trì hoãn là một trong những điều có ảnh hưởng vô cùng tiêu cực đến năng suất làm việc của bạn. Nó có thể dẫn đến lãng phí thời gian và năng lượng cần thiết. Nó có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn.
Bạn nên cố gắng lên lịch xem kẽ các hoạt động thoải mái và nhỏ hơn trong suốt cả ngày. Điều này giúp chia nhỏ các nhiệm vụ khó khăn khiến bạn chán nản. Đồng thời giúp bạn quản lý thời gian đúng hướng.
5. Đối phó với căng thẳng một cách khôn ngoan
Căng thẳng thường xảy ra khi chúng ta nhận nhiều công việc hơn khả năng hoàn thành. Kết quả là cơ thể chúng ta bắt đầu cảm thấy mệt mỏi. Nó thậm chí có thể ảnh hưởng đến năng suất thực hiện.
Căng thẳng có nhiều dạng đối với những người khác nhau. Thích máy tính mách bạn một số cách hữu hiệu để đối phó với căng thẳng:
- Ra ngoài
- Tập thể dục
- Thiền định
- Gọi cho một người bạn
- Tham gia vào hoạt động mà bạn yêu thích
- Nghe nhạc hoặc podcast
Điều quan trọng là tìm ra những gì phù hợp, niềm đam mê và yêu thích để giảm phản ứng căng thẳng của bạn. Nếu bạn không có thời gian cho việc khác, hãy thử một vài kỹ thuật thở để cải thiện tâm trạng. Điều này có thể được thực hiện trong vài phút và đã được chứng minh là làm giảm các hormone gây căng thẳng.
Xem ngay bài viết: 5 Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả
6. Tránh đa nhiệm
Hầu hết chúng ta đều cảm thấy rằng đa nhiệm – đặt ra nhiều việc cần làm hay nhiều mục tiêu là một cách hiệu quả để hoàn thành công việc. Nhưng sự thật là chúng ta làm tốt hơn khi tập trung và tập trung vào một việc.
Khi bạn ôm đồm quá nhiều việc, đến khi thực hiện nó thì lại cảm thấy choáng ngợp và không làm xuể. Từ đó dẫn đến chán nản và không muốn thực hiện. Quản lý thời gian thông minh là bạn phải sắp xếp công việc hợp lý giữa thời gian làm và nghỉ cũng như số lượng công việc để thực hiện hiệu quả nhất.
Tận dụng danh sách việc cần làm và thời hạn để giúp bạn tập trung! Bằng cách này, bạn có thể làm tốt hơn những gì bạn đang làm. Chờ cho đến khi bạn hoàn thành một cái trước khi bắt đầu cái khác. Dần dần bạn sẽ ngạc nhiên bởi bạn có thể làm được nhiều việc hơn thế nữa.
7. Bắt đầu sớm
Hầu hết những người thành công đều có một điểm chung – họ bắt đầu ngày mới sớm. Vì điều đó cho họ thời gian để ngồi, suy nghĩ và lập kế hoạch cho ngày mới của họ.
Khi bạn dậy sớm, bạn bình tĩnh hơn, sáng tạo và sáng suốt hơn. Khi một ngày trôi qua, mức năng lượng của bạn bắt đầu giảm xuống, điều này ảnh hưởng đến năng suất, động lực và sự tập trung của bạn.
Nếu bạn không phải là người thích buổi sáng, bạn có thể thử thức dậy sớm hơn ba mươi phút so với giờ bình thường. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi số lượng bạn có thể hoàn thành trong khoảng thời gian đó. Nếu bạn không muốn sử dụng nó để làm việc, hãy sử dụng nó để tập thể dục một chút hoặc ăn một bữa sáng lành mạnh. Loại thói quen này cũng sẽ góp phần vào năng suất làm việc của bạn trong ngày. Bằng cách thiết lập mục tiêu, bạn đang cắt giảm thời gian cần thiết để suy nghĩ về vị trí của mình.
Xem ngay bài viết: Điểm khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý
8. Nghỉ giải lao thường xuyên
Bất cứ khi nào bạn thấy mình cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng, hãy nghỉ ngơi trong vòng 10 đến 15 phút. Quá nhiều căng thẳng có thể gây hại cho cơ thể và ảnh hưởng đến năng suất của bạn.
Và tốt hơn nữa, hãy sắp xếp và quản lý thời gian nghỉ ngơi. Nó giúp bạn thư giãn và lấy lại năng lượng làm việc sau đó. Nếu bạn biết sắp có kỳ nghỉ, bạn sẽ có thể vượt qua sự chán nản hoặc thiếu động lực để hoàn thành nhiệm vụ đang làm.
Đi dạo, nghe nhạc hoặc tập các động tác kéo giãn cơ thể nhanh chóng. Ý tưởng tốt nhất là tạm dừng công việc hoàn toàn và dành thời gian cho bạn bè và gia đình của bạn.
9. Học cách nói không
Lịch sự từ chối nhận thêm nhiệm vụ nếu bạn nghĩ rằng mình đã quá tải với công việc. Hãy xem danh sách việc cần làm của bạn trước khi đồng ý nhận thêm công việc.
Nhiều người lo lắng rằng nói không sẽ khiến họ trông ích kỷ, nhưng sự thật là nói không là một trong những cách tốt nhất để chăm sóc bản thân và quản lý thời gian của bạn. Khi bạn quan tâm đến điều này, bạn sẽ thấy mình có nhiều năng lượng hơn để cống hiến cho những việc quan trọng, điều mà những người xung quanh bạn cuối cùng sẽ đánh giá cao.
Kết luận
Khi bạn hiểu rõ về những công việc mình cần thực hiện, bạn sẽ tập trung hơn và làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Quản lý thời gian tốt đòi hỏi bạn phải thực hành hàng ngày để sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên và sắp xếp chúng theo cách có thể tiết kiệm thời gian trong khi vẫn đạt được nhiều thành tích hơn. Sử dụng các chiến lược trên trong vài tuần và xem liệu chúng có giúp ích cho bạn không. Bạn có thể ngạc nhiên về việc dường như bạn có thêm bao nhiêu thời gian.
Nguồn: lifehack
