Thiết lập thời gian biểu là một công việc vô cùng quan trọng trong quản lý thời gian. Một trong những cách hiệu quả nhất để giảm bớt căng thẳng và lấn át khi bạn cảm thấy lo lắng về công việc của mình là ngồi xuống với cây bút, mảnh giấy hay những thiết bị thông minh để tạo lịch trình trên và viết ra tất cả những việc bạn phải làm.
Tác giả của cuốn sách “Hoàn tất công việc”, David Allen gọi là “quét trí óc”. Nó giúp bộ não của bạn giảm bớt tình trạng quá tải về nhận thức và khi bạn có thể liệt kê ra tất cả những việc bạn phải làm. Bạn sẽ có được cảm giác thoải mái khi biết rằng nó không tệ như bộ não của bạn đã nói với bạn.
Tuy nhiên, chỉ đưa tất cả những việc bạn phải làm ra khỏi đầu thì không thể hoàn thành công việc. Nó chỉ là bước đầu tiên.
Để thực sự có được lợi ích của việc lập danh sách việc cần làm, bạn có thể thực hiện một số việc giúp danh sách việc cần làm của bạn hiệu quả hơn nhiều.
Tóm tắt lại những điểm chính thiết lập thời gian biểu
- Viết các nhiệm vụ rõ ràng. Nếu bạn phải gọi cho ai đó, hãy đặt số điện thoại của họ vào nhiệm vụ để tiết kiệm thời gian tìm kiếm số
- Đặt nhiệm vụ vào thời gian có ý nghĩa và không ngẫu nhiên. Khi danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn chỉ có những công việc phải làm trong ngày hôm đó, bạn sẽ tập trung hơn rất nhiều vào công việc phù hợp.
- Chỉ cho phép tối đa 10 đến 12 nhiệm vụ được gắn cờ mỗi ngày trong thời gian biểu của bạn. Điều này không có nghĩa là bạn chỉ làm những công việc đó. Nếu bạn có thời gian và năng lượng vào cuối ngày, bạn luôn có thể làm được nhiều việc hơn.
- Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để bạn có thể tập trung vào loại công việc bạn đang làm cùng một lúc. Điều này giúp tránh rủi ro khi thực hiện đa tác vụ .
- Viết ra các nhiệm vụ của bạn để chúng có ý nghĩa và động lực. Bạn muốn nhìn vào danh sách của mình và có động lực để bắt đầu thực hiện công việc.
- Đừng bao giờ bỏ lỡ việc đánh giá đầy đủ hàng tuần. Đây là chất keo giữ mọi thứ lại với nhau và có liên quan.
- Google calendar là một công cụ vô cùng hữu ích dành cho bạn.
1. Viết chi tiết những gì bạn cần làm vào thời gian biểu
Khi bạn viết thời gian biểu, bạn sẽ biết mình muốn làm gì ngay lúc đó. Nhưng sau một ngày cuối tuần hoặc một vài ngày sau, những gì bạn muốn hoàn thành đã trở nên mờ mịt và không rõ ràng. Tốt hơn hết là bạn nên viết ra chi tiết những gì bạn cần làm, đừng viết chung chung. Chắc chắn, có thể mất thêm thời gian để viết thêm. Tuy nhiên bạn sẽ cảm ơn bản thân sau khi bạn thực hiện công việc.
Viết các nhiệm vụ như thế này giúp bạn thể hiện rất rõ ràng những gì bạn muốn làm. Và khi bạn ngồi xuống để bắt đầu công việc của mình, bạn sẽ biết chính xác những gì liên quan đến việc thực hiện những công việc đó để bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về những việc cần làm.
Nó cũng tiết kiệm rất nhiều thời gian. Vì sự rõ ràng giúp bạn bắt đầu ngay lập tức, thay vì phải dành vài phút cố gắng nhớ những gì bạn cần làm.
Xem ngay bài viết: Quản lý thời gian theo 5 phương pháp hiệu quả
2. Không chọn ngày công việc ngẫu nhiên
Việc thêm ngày tháng vào mỗi công việc là rất cần thiết. Hãy có chiến lược về việc này. Đừng nên đặt quá nhiều nhiệm vụ cho thời gian biểu trong một ngày.
Bạn có thể đặt một công việc cần nhắc nhở vào danh sách việc cần làm hàng ngày của mình. Ví dụ như “NHẮC LẠI: Xem lại Dự án X – Có việc gì cần làm không?” Bạn nên thiết lập thông báo để gợi nhắc cho bạn đảm bảo thực hiện công việc.
Chỉ cần cố gắng chú ý danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn dễ quản lý và thực hiện.
Dành một ít thời gian mỗi tuần để lập kế hoạch cho tuần của bạn dựa trên những gì có trên lịch sẽ giúp bạn giữ cho danh sách việc cần làm của mình hiệu quả hơn. Sau đó, bạn có thể thêm ngày vào công việc của mình. Khi bạn có một ngày rảnh rỗi, hãy sắp xếp một danh sách dài hơn những việc cần làm. Nếu bạn đang đi công tác xa, hãy giảm số lượng nhiệm vụ trong danh sách của bạn.
3. Giữ danh sách hàng ngày của bạn không quá 10 nhiệm vụ
Khi tôi đề nghị điều này với mọi người, họ thường cười tôi. Họ tin rằng họ bận rộn hơn thế nhiều và phải có ít nhất hai mươi nhiệm vụ trong danh sách của họ.
Vấn đề ở đây là với tất cả những phiền nhiễu, tình huống khẩn cấp và gián đoạn mà bạn sẽ mắc phải mỗi ngày. Bạn sẽ không hoàn thành hai mươi nhiệm vụ đó. Bạn sẽ cảm thấy thất vọng vào cuối ngày vì bạn đang lên lịch lại từ 25 đến 50% nhiệm vụ mà bạn có trong danh sách của mình.
Thay vào đó, vào cuối ngày, hãy dành khoảng mười đến mười lăm phút để ưu tiên cho ngày hôm sau. Chọn 10 nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của bạn và đánh dấu chúng theo một cách nào đó. Nhiều người quản lý danh sách việc cần làm có cách để gắn cờ các nhiệm vụ. Vì vậy bạn có thể thêm cờ cho 10 nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành vào ngày hôm sau.
Điều này không chỉ khiến bạn tập trung vào những việc quan trọng mà còn buộc bạn phải chọn những công việc có tác động tích cực lớn nhất trong ngày của bạn.
Khi bạn bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của mình theo cách này, bạn sẽ tự nhiên trở nên tập trung hơn và sẽ dành nhiều thời gian quý báu hơn cho các nhiệm vụ giúp bạn tiến lên trong các dự án và mục tiêu của mình.
Xem ngay bài viết: 5 Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả
4. Nhóm các công việc tương tự lại với nhau
Khi bạn nhìn vào danh sách việc cần làm trong thời gian biểu của mình, bạn sẽ nhận thấy nhiều nhiệm vụ có bản chất tương tự.
Gọi cho khách hàng chẳng hạn. Nếu bạn có hai hoặc ba nhiệm vụ trong danh sách hàng ngày liên quan đến việc gọi điện cho khách hàng, hãy nhóm những công việc này lại với nhau và thực hiện chúng cùng một lúc. Lên lịch 30 phút hoặc lâu hơn để thực hiện các cuộc gọi của bạn và thực hiện chúng lần lượt.
Tương tự như vậy, nếu bạn có các nhiệm vụ liên quan đến email, hãy nhóm chúng lại với nhau. Bạn sẽ thấy mình hoàn thành được nhiều việc hơn và tâm trí của bạn cũng tập trung hơn rất nhiều vào công việc bạn đang làm.
Nó có thể trở nên hỗn loạn khi bạn chuyển đổi giữa các loại công việc cả ngày. Sẽ hiệu quả hơn nhiều khi thực hiện các công việc tương tự nhau. Bạn có các công cụ phù hợp (ứng dụng, email điện thoại, v.v.) đang mở và nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
5. Tạo động lực cho danh sách việc cần làm
Khi bạn viết các nhiệm vụ trong thời gian biểu như “trả lời email” hoặc “thực hiện các cuộc gọi tiếp theo của khách hàng”, bạn sẽ không có động lực thực sự trong đó. Nó chỉ có cảm giác như bạn đang thực hiện công việc thường ngày. Nếu có thể, hãy viết các nhiệm vụ như “đưa hộp thư đến của email về 0” và “gọi cho khách hàng của mình để đảm bảo họ hài lòng”. Điều này có vẻ đơn giản, nhưng phần lớn thời gian một danh sách việc cần làm không có giá trị về mặt cảm xúc. Nó chỉ là một danh sách các công việc cần làm.
Để giúp danh sách truyền cảm hứng hơn, hãy viết các nhiệm vụ để chúng gợi lên phản ứng cảm xúc. Làm cho khách hàng của bạn hài lòng sẽ có nhiều động lực hơn là chỉ gọi điện cho họ. Bởi vì đó là công việc của bạn hoặc cạnh tranh với chính bạn để khiến hộp thư đến của bạn về 0 mỗi ngày sẽ tăng thêm một chút năng lượng cho nhiệm vụ.
Một cách khác để làm cho danh sách việc cần làm của bạn có động lực hơn là giữ cho danh sách hàng ngày ngắn gọn . Như tôi đã viết ở trên, khi danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn có không quá 10 nhiệm vụ trong đó, bạn sẽ cảm thấy có thể đạt được. Nếu nó có từ 20 đến 30 nhiệm vụ trong thời gian biểu, nó sẽ chỉ cảm thấy quá tải. Tốt hơn rất nhiều khi xem danh sách hàng ngày của bạn và cảm thấy có cảm hứng hơn là nhìn vào danh sách của bạn và cảm thấy mất động lực.
6. Thực hiện đánh giá hàng tuần
Đối với bất kỳ ai đã đọc cuốn sách “Bắt đầu mọi việc” của David Allen, bạn sẽ biết tất cả về bài đánh giá hàng tuần. Tuy nhiên, nó làm tôi ngạc nhiên khi có bao nhiêu người bỏ qua. Nếu bạn muốn danh sách việc cần làm của mình duy trì hiệu quả và cập nhật, thì việc xem xét hàng tuần là rất quan trọng.
Trong một tuần, khi bạn vội vã và làm nhiều việc, bạn sẽ bỏ lỡ mọi thứ. Chúng ta là con người và chúng ta sẽ quên đánh dấu các nhiệm vụ chúng ta đã làm. Chúng ta sẽ thêm các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian và không thêm ngày tháng. Chúng ta sẽ quên thêm nhiệm vụ. Đánh giá hàng tuần là nơi bạn dừng lại trong một giờ và có một cái nhìn toàn cảnh về những gì bạn phải làm.
Tốt nhất, việc đánh giá hàng tuần của bạn nên được thực hiện ở nơi không bị phân tâm. Điều đó giúp bạn có thể chỉ tập trung vào công việc phải làm và lên kế hoạch cho tuần sau. Tập hợp tất cả các nhiệm vụ của bạn lại. Xóa các nhiệm vụ không còn cần thiết hoặc đã được thực hiện.
Thực hiện đánh giá hàng tuần giúp bạn kiểm soát hoàn toàn thời gian ủa mình. Nó cho phép bạn tiếp tục công việc của mình, quyết định những gì cần làm tiếp theo và những gì có thể hoãn lại sau này. Đó là cách tốt nhất tôi biết để bắt đầu một tuần với một kế hoạch và phương hướng. Đồng thời đó là cách để đảm bảo rằng bạn đang làm những điều đúng đắn và không bị cuốn vào những nhiệm vụ nhỏ không giúp bạn tiến lên trong các dự án hoặc mục tiêu của bạn.
Xem ngay bài viết: 9 bí kíp quản lý thời gian siêu hiệu quả
Kết luận
Khi bạn thiết lập thời gian biểu và danh sách việc cần làm đúng cách sẽ tạo động lực thúc đẩy bạn làm việc hiệu quảnhất và đạt được những thành tựu đáng kinh ngạc. Nó giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng. Nó ngăn bạn bỏ lỡ những nhiệm vụ có thể bị mất.
Danh sách việc cần làm cũng giúp bạn giảm bớt căng thẳng và choáng ngợp. Thay vì cố gắng ghi nhớ mọi thứ trong đầu, bạn đã ngoại trừ tất cả công việc phải làm để giải phóng không gian trong tâm trí để nỗ lực sáng tạo hơn.
Bạn nên tìm hiểu công cụ tạo thời gian biểu của Google là Google Calendar. Công cụ này hiện nay đang rất phổ biến và hữu ích cũng như tiện lợi.
Nguồn: Lifehack
Xem thêm các kiến thức bổ ích tại MOGO và THÍCH MÁY TÍNH
