Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày, vậy tại sao có vẻ như một số làm được nhiều việc hơn những người khác? Quan sát các doanh nhân thành công như Elon Musk và Bill Gates lập lịch trình từng ngày của họ đến từng phút , chắc chắn phải có lý do nào đó trong việc hack năng suất này. Chúng ta có thể học gì ở họ?
Quản lý thời gian hiệu quả tạo ra một loạt các sự kiện; nó tối ưu hóa thời gian có sẵn cho bạn, tăng năng suất và hiệu quả, nâng cao khả năng ra quyết định và mang lại những thành tựu lớn hơn và tốt hơn.
Có thể quản lý thời gian tốt là một kỹ năng lâu dài, một kỹ năng ngày càng trở nên quan trọng khi bạn tiến tới nơi làm việc. Sau đây là 3 cách để bạn thành thạo kỹ năng quản lý thời gian.
1. Đánh giá khả năng, sở thích và chiến lược hiện tại của bạn
Trước khi tối ưu hóa lịch trình của bạn, điều quan trọng là phải dự trữ các phương pháp hiện tại của bạn và quan sát những gì hiệu quả và không. Nếu không hiểu sở thích của bạn, lập kế hoạch thời gian của bạn có thể là một thách thức. Thu thập bằng chứng và thông tin trước, sau đó tiến hành lập các kế hoạch quản lý thời gian được lập kế hoạch tốt.
- Đánh giá số đo thời gian của bạn: Chúng ta thường đánh giá thấp khoảng thời gian mà một nhiệm vụ nhất định cần để hoàn thành, điều này dẫn đến việc chúng ta lên lịch trình và đảm nhận nhiều hơn khả năng. Việc đo lường thực tế lượng thời gian bạn cần để hoàn thành bài tập so với việc đọc có thể giúp định thời gian chính xác hơn.
- Tối ưu hóa thời gian làm việc cao điểm của bạn : Những người dậy sớm có xu hướng chuẩn bị ngày của họ trước buổi trưa, trong khi những con cú đêm thấy mình tập trung tốt hơn nhiều vào đêm muộn. Nhận biết khi nào bạn thực hiện tốt nhất có thể cho bạn định hướng trong việc lên lịch cho các nhiệm vụ quan trọng. Chia ngày nghỉ của bạn thành ba đến bốn khối năng suất và sắp xếp các nhiệm vụ cho phù hợp.
- Chuyển đổi công việc nếu bạn đang ở trạng thái tạm lắng: Nếu bạn cảm thấy mình đang dành quá nhiều thời gian cho một công việc, có thể là bạn đang thực hiện. Thay đổi nhiệm vụ của bạn nếu bạn cảm thấy không hiệu quả hoặc không có động lực để thực hiện nhiệm vụ hiện tại. Đôi khi, việc thay đổi nhiệm vụ của bạn có thể mang lại quan điểm rất cần thiết.
2. Kiểm soát danh sách công việc của bạn bằng cách kết hợp cấu trúc vào đó
Quản lý thời gian cũng có lợi khi bạn nhận các nhiệm vụ mới và không quen thuộc. Những loại nhiệm vụ này có đường cong học tập dốc hơn nên chúng có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Tương tự như vậy, phát triển một cấu trúc xung quanh các nhiệm vụ khác nhau của bạn có thể giúp bạn kiểm soát.
- Lập kế hoạch sử dụng ứng dụng năng suất: Các ứng dụng như Notion và Trello có thể giảm bớt những căng thẳng liên quan đến nhiều thời hạn. Với một ứng dụng lịch, bạn sẽ loại bỏ những căng thẳng về tinh thần đi kèm với việc ghi nhớ những cam kết trong và ngoài trường học.
- Thực hiện ưu tiên một cách nghiêm túc: Bằng cách thực tế với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của mình , bạn có thể tách biệt các khoảng thời gian chính xác cho từng nhiệm vụ nhất định, giảm khả năng bị thiếu thời hạn và đẩy các nhiệm vụ quan trọng đến phút cuối cùng.
3. Thiết lập các kế hoạch dự phòng cho các tình huống áp lực cao
Khi đó là ‘thời gian khủng hoảng’, bạn cần quản lý thời gian của mình một cách thoải mái và bình tĩnh. Với một số thời hạn xếp chồng lên nhau và thời gian kiểm tra đang đến gần, việc vượt qua áp lực có thể ăn vào thời gian quý báu.
- Có kế hoạch dự phòng: Luôn tính đến thời gian một hoặc hai ngày đối với các dự án áp lực cao đòi hỏi thời gian, nỗ lực và sự chú ý của bạn. Việc đóng gói lịch trình của bạn một cách chặt chẽ sẽ giúp bạn ít có sai sót.
- Thử chặn thời gian tập trung: Nếu khó tập trung trong thời gian dài, hãy thử chặn thời gian để hoàn thành các mục tiêu ngắn. Ví dụ, nếu bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, hãy thiết lập thời gian làm việc chuyên sâu hai giờ.
Lời kết
Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bất kỳ cá nhân nào cũng có thể có. Nó ảnh hưởng đến hiệu quả, hiệu quả và năng suất của bạn, từ công việc, trường học đến cuộc sống cá nhân. Các chuyên gia trẻ và sinh viên được khuyên nên thành thạo kỹ năng này càng sớm càng tốt để gặt hái những lợi ích của một ngày làm việc hiệu quả so với hàng giờ chạy không tải.
Tham khảo thêm bài viết về kỹ năng quản lý thời gian:
Bỏ túi 5 kỹ năng quản lý thời gian dành cho người lãnh đạo
6 mẹo thiết lập thời gian biểu bạn cần thuộc “nằm lòng”
