12 Mẹo hữu ích sẽ giúp viết, chỉnh sửa Google Docs dễ dàng hơn

google docs

Ngay cả khi bạn đã quen thuộc với các khả năng đa người dùng, phím tắt và các ưu điểm khác của Google Docs, có thể có một vài thủ thuật hữu ích mà bạn chưa nghe đến. Bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ 12 mẹo hữu ích giúp viết, chỉnh sửa, Google Docs dễ dàng hơn.

1. MỞ GOOGLE DÓC MỚI CHỈ TRONG MỘT BƯỚC

Mở một Google Docs mới không quá tốn công sức, nhưng có một cách để biến nó thành quy trình một bước. Thay vì điều hướng đến một trang trống thông qua Google Drive của bạn, chỉ cần nhập “docs.new” hoặc “doc.new” vào thành tìm kiếm của trình duyệt web và nó sẽ đưa bạn đến một tài liệu mới. (Bạn cũng có thể mở Google Sheets mới với “sheet.new” hoặc slide mới với “slide.new“.

2. BAO GỒM CHỮ KÝ VIẾT TAY HOẶC HÌNH ẢNH ĐÃ CHỈNH SỬA

Trong “Insert“, cuộn xuống “Drawing” và nhấn “new“. Di chuột qua menu “line” và chọn “scribble“, cung cấp cho bạn một ô trống để viết chữ ký của mình. Nó có thể không phải là chữ viết tay tốt nhất của bạn – đặc biệt nếu bạn đang sử dụng chuột hoặc bàn di chuột, thay vì màn hình cảm ứng – nhưng nó chắc chắn hiệu quả hơn việc in tài liệu của bạn ra, ký tên bằng bút và phải quét toàn bộ trang.

Chức năng vẽ cũng có thể hữu ích nếu bạn muốn sửa đổi hình ảnh. Ví dụ: giả sử bạn muốn khoanh tròn một vị trí nhất định trên bản đồ – bạn có thể kéo và thả một hình ảnh (hoặc nhập một hình ảnh từ các tệp của bạn) vào bản vẽ mới của bạn và chèn một hình dạng hoặc một mũi tên từ các tùy chọn trong thanh công cụ.

3. ĐẾM SỐ LƯỢNG TỪ ĐƯỢC HIỂN THỊ NGAY TRONG TÀI LIỆU CỦA BẠN

Đối với những bạn tự kiểm tra số lượng từ sau mỗi câu bạn nhập – bạn đang làm một bài luận, hay viết một báo cáo… mà có giới nghiêm số từ, thì các bạn hãy làm như sau. Chọn thanh công cụ (tools) và chọn hộp hiển thị số từ khi nhập (Display word count while typing), ở cuối hộp bật lên đếm từ. Bạn sẽ thấy số từ ở góc dưới cùng bên trái màn hình và có thể mở rộng nó để xem số ký tự và các số liệu thống kê khác.

Nếu bạn chưa sẵn sàng thực hiện cách ở trên, bạn vẫn có thể tránh thanh công cụ bằng cách nhấn “Control + Shift + C” (hoặc “Command + Shift + C” trên máy Mac) và hộp đếm từ sẽ tự động hiện ra.

12 Meo huu ich se giup viet, chinh sua Google Docs de dang hon

4. SỬ DỤNG PHÍM TẮT ĐỂ DÁN VĂN BẢN MÀ KHÔNG CẦN ĐỊNH DẠNG

Nói về phím tắt, bạn có thể dán văn bản khớp với văn bản hiện có của mình bằng cách nhấn “Control + Shift + V” (“Command + Shift + V” trên máy Mac). Bằng cách đó, chẳng hạn, một câu trích dẫn mà bạn đã sao chép từ một bài báo được viết bằng Comic Sans cỡ chữ 14 sẽ xuất hiện trong Arial cỡ chữ 11 (hoặc bất cứ thứ gì bạn đã đặt phông chữ của mình). Để có phép thuật tiết kiệm thời gian tương tự, hãy xem phím tắt (Keyboard shortcuts) trong menu “Help”.

5. TRỞ VỀ PHIÊN BẢN GOOGLE DOCS TRƯỚC CỦA BẠN

Google không chỉ tự động lưu các thay đổi tài liệu của bạn khi bạn thực hiện chúng mà còn lưu lại tất cả các thay đổi đó. Bạn có thể truy cập các phiên bản trước của Google Docs của mình bằng cách đi tới “Tệp (File)”, “Lịch sử phiên bản (Version history)” và “Xem lịch sử phiên bản (See version history)”. 

Tại đó, bạn có thể mở rộng bất kỳ bản nháp nào trước đó để xem các chỉnh sửa cụ thể được đánh dấu trong Tài liệu – cũng như thời điểm thực hiện và ai thực hiện, điều này đặc biệt hữu ích nếu có nhiều người đang chỉnh sửa.

6. TÌM KIẾM TRÊN INTERNET HOẶC TRA MỘT TỪ MÀ KHÔNG CẦN MỞ CỬA SỔ MỚI

Bạn có thể cắt giảm số lượng tab mà bạn đang sử dụng với hai bản hack Google Doc: trình duyệt internet tích hợp sẵn và từ điển tích hợp sẵn. Chọn “Công cụ (Tools)” và “Khám phá (Explore)” (hoặc “Control + Alt + Shift + I” hoặc “Command + Option + Shift + I” trên máy Mac), và nó cũng tìm kiếm thông qua Google Drive của bạn. 

Bạn có thể truy cập từ điển trong “Công cụ (Tools)” và “Từ điển (Dictionary)” hoặc sử dụng phím tắt “Control + Shift + Y” (“Command + Shift + Y” trên máy Mac). Bạn cũng có thể truy cập vào một trong hai tính năng bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ từ hoặc cụm từ nào trong Docs của bạn và chọn “Khám phá (Explore)” hoặc “Xác định (Define)”.

7. TÍNH NĂNG SỬA CHÍNH TẢ, TỰ ĐỘNG VIẾT HOA CÁC TỪ VÀ THAY THẾ TỪ

Chọn “Tùy chọn (Preferences)” trong “Công cụ (Tools)” và bạn sẽ có thể chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn chung như “Tự động viết hoa các từ (Automatically capitalize words)”, “Tự động sửa chính tả (Automatically correct spelling) ”, v.v. 

Để có trải nghiệm tự động sửa và thay thế, hãy chuyển sang tab “Thay thế (Substitutions)” – ở đó, bạn có thể hướng dẫn Google tự động thay thế bất kỳ từ, chữ cái hoặc ký hiệu cụ thể nào bằng một trong những lựa chọn của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn Google luôn thêm dấu vào chữ e trong Beyoncé , hãy nhập Beyonce vào cột “Replace” và Beyoncé vào cột “With”.

12 Meo huu ich se giup viet, chinh sua Google Docs de dang hon

8. CẮT GIẢM CÁC LỖI KIỂM TRA CHÍNH TẢ BẰNG CÁCH THÊM CÁC TỪ VÀO TỪ ĐIỂN CÁ NHÂN CỦA BẠN

Để ngăn Google liên tục ghi lại một số từ hoặc tên duy nhất là lỗi chính tả, hãy thêm chúng vào “Từ điển cá nhân (Personal Dictionary)” của bạn, được liệt kê trong “Công cụ (Tools)” và sau đó là “Chính tả và ngữ pháp (Spelling and grammar)”. 

Nếu một từ đã được đánh dấu là lỗi trong Google Tài liệu của bạn, bạn cũng có thể thêm từ đó vào từ điển của mình bằng cách nhấp chuột phải và chọn “Thêm [từ] vào từ điển”.

9. CHUYỂN ĐỔI TÀI LIỆU GOOGLE DOCS SANG MỘT LOẠI TỆP KHÁC

Thích làm việc trong Google Documents, nhưng người quản lý của bạn luôn yêu cầu các tệp Microsoft Word? Bạn có thể tải xuống Tài liệu Google của mình dưới dạng tài liệu Word bằng cách đi tới “Tệp (File)” và “Tải xuống (Download)”. 

Ngoài ra còn có các tùy chọn để chuyển đổi nó thành PDF, trang web, tệp văn bản thuần túy và hơn thế nữa. Trước khi bạn gửi cho bất kỳ ai, chúng tôi khuyên bạn nên đọc qua để đảm bảo định dạng được dịch đúng cách.

10. NHẬP LIỆU BẰNG GIỌNG NÓI CỦA GOOGLE

Mặc dù khả năng nhập liệu bằng giọng nói của Google không mở rộng đến việc giải mã tệp âm thanh được phát to trên loa, nhưng quá trình này chắc chắn dễ dàng hơn so với việc tạm dừng âm thanh vài giây một lần để bạn có thể nhập từng từ theo cách thủ công. 

Trong thanh điều hướng, hãy chuyển đến “Công cụ (Tools)” rồi đến “Nhập liệu bằng giọng nói (Voice typing)” và đảm bảo rằng micrô của bạn đã được bật. Cắm tai nghe của bạn, phát tệp âm thanh của bạn và đọc rõ ràng bất cứ điều gì được nói – Google sẽ phiên âm tất cả cho bạn. 

Tính năng này cũng có thể hữu ích cho những người bị viêm khớp hoặc các chứng suy giảm khác gây khó khăn khi sử dụng bàn phím.

12 Meo huu ich se giup viet, chinh sua Google Docs de dang hon

11. BẬT CHỈNH SỬA NGOẠI TUYẾN

Ngay cả khi bạn không định đến một nơi nào đó mà không có truy cập Internet trong tương lai gần, Wi-Fi hoặc mất điện có thể xảy ra bất ngờ – vì vậy, bạn nên bật chỉnh sửa ngoại tuyến để đề phòng. 

Để thực hiện, hãy cài đặt tiện ích mở rộng Google Tài liệu Ngoại tuyến , truy cập trang chủ Google Tài liệu của bạn, nhấn vào biểu tượng menu chính (ba đường ngang ở góc trên bên trái) và chọn “Cài đặt”. Sau đó, nhấn vào nút “Ngoại tuyến” màu xám để nút này trượt sang bên phải và chuyển sang màu xanh lam.

12 Meo huu ich se giup viet, chinh sua Google Docs de dang hon

12.TẬN DỤNG CÁC TIỆN ÍCH BỔ SUNG KHÁC

Nếu bạn “Tải tiện ích bổ sung” trong “Tiện ích bổ sung” trên thanh công cụ Google Docs của mình, bạn sẽ có thể tìm kiếm các tiện ích bổ sung hoặc duyệt qua các tiện ích bổ sung phổ biến nhất của Google. 

Một số dịch vụ được xếp hạng cao nhất bao gồm: Lucidchart , giúp bạn tạo lưu đồ, sơ đồ, trong Doc của bạn; EasyBib , tự động tạo trích dẫn thư mục ở định dạng APA, Chicago hoặc MLA; và Doc to Form , cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi thông tin từ Google Doc thành Google Form (nền tảng của Google dành cho các cuộc khảo sát trực tuyến).

Bài viết liên quan:

Gửi email bằng Google Docs

Thủ thuật Google Docs cho người mới bắt đầu

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *